Daftar Isi
7 Masalah Fatal Procurement Manual yang Diam-Diam Menggerus Profit Perusahaan
Dalam banyak perusahaan, procurement masih dipahami sebatas aktivitas membeli barang. Selama barang datang dan operasional jalan, proses dianggap aman. Padahal di balik proses procurement manual atau semi-manual, sering terjadi kebocoran biaya yang tidak terlihat langsung di laporan keuangan.
Masalahnya bukan hanya soal lambat atau ribet. Procurement manual adalah salah satu sumber utama hilangnya kontrol, transparansi, dan perlindungan nilai bisnis. Berikut adalah 7 masalah fatal procurement manual yang paling sering terjadi dan perlahan menggerus profit perusahaan.
1. Pembelian Tanpa Kontrol Kebutuhan yang Jelas
Pada procurement manual, Purchase Request (PR) sering dibuat hanya berdasarkan urgensi subjektif:
- “Takut kehabisan stok”
- “Permintaan mendadak dari user”
- “Sudah biasa beli”
Tanpa sistem yang memaksa validasi kebutuhan, procurement berubah menjadi reaksi, bukan keputusan bisnis.
Dampaknya:
- Pembelian tidak berbasis kebutuhan nyata
- Budget habis untuk item yang tidak memberi nilai
- Tidak ada korelasi antara pembelian dan tujuan bisnis
Ini adalah awal dari pemborosan yang sering tidak disadari karena terlihat “operasional”. Di sinilah konsep “control before payment” menjadi penting. Procurement seharusnya mengunci kebutuhan dan approval sebelum komitmen ke supplier terjadi
2. Harga Supplier Tidak Konsisten dan Sulit Dibuktikan
Masalah procurement manual berikutnya adalah harga beli yang tidak konsisten:
- Supplier sama, harga berbeda
- Tidak ada histori harga terpusat
- Negosiasi bergantung pada ingatan atau file terpisah
Dalam kondisi ini, perusahaan tidak tahu apakah harga yang dibayar hari ini lebih baik atau justru lebih mahal dari sebelumnya.
Dampaknya:
- Potensi overprice terus berulang
- Tidak ada dasar evaluasi supplier
- Procurement berbasis kebiasaan, bukan data
3. Purchase Order Tidak Mengikat Secara Kuat
Pada sistem manual, PO sering hanya jadi formalitas:
- Harga masih bisa berubah
- Termin pembayaran tidak konsisten
- Revisi PO tidak tercatat rapi
- Akibatnya, PO gagal berfungsi sebagai alat governance.
Dampaknya:
- Komitmen harga tidak terlindungi
- Risiko perubahan sepihak dari supplier
- Sulit menelusuri histori keputusan saat terjadi dispute
4. Barang Datang Tanpa Validasi Kualitas dan Kuantitas
Salah satu masalah procurement yang paling sering dianggap sepele adalah penerimaan barang. Pada banyak perusahaan:
- Barang langsung masuk stok
- QC dilakukan sekilas
- Selisih kuantitas dianggap wajar
Padahal, di sinilah nilai barang pertama kali seharusnya divalidasi.
Dampaknya:
- Stok tidak akurat
- Inventory value menjadi bias
- Risiko konflik dengan supplier di kemudian hari
Kesalahan kecil di tahap ini bisa berdampak panjang ke operasional dan laporan keuangan.
Baca juga : 6 Modul SCM Dasar yang Wajib Dimiliki Perusahaan Distribusi
5. Invoice Dibayar Tanpa Matching yang Ketat
Dalam procurement manual, invoice sering diproses dengan tekanan waktu:
- Dikejar jatuh tempo
- Finance hanya cocokkan nominal besar
- Selisih kecil sering diabaikan
Tanpa proses PO – Goods Receipt – Invoice matching, perusahaan membuka pintu untuk kesalahan bayar.
Dampaknya:
- Overbilling tidak terdeteksi
- Kesalahan bayar berulang
- Kebocoran kas yang tidak pernah benar-benar tercatat sebagai “kerugian”
6. Finance Baru Menyadari Dampaknya Setelah Uang Keluar
Masalah klasik procurement manual adalah keterlambatan informasi keuangan. Finance sering baru tahu setelah transaksi selesai:
- Beban pembelian
- Dampak ke cashflow
- Tekanan margin
Dampaknya:
- Tidak ada early warning overspend
- Cashflow terasa “tiba-tiba ketat”
- Keputusan keuangan selalu bersifat reaktif
Padahal procurement seharusnya memberi kontrol sebelum pembayaran, bukan sekadar laporan setelahnya
7. Tidak Ada Jejak Audit dan Data untuk Evaluasi
Procurement manual sangat bergantung pada:
- Orang tertentu
- File terpisah
- Ingatan tim
Ketika terjadi audit atau evaluasi:
- Sulit menelusuri alasan pembelian
- Approval tidak terdokumentasi rapi
- Data tersebar di banyak tempat
Dampaknya:
- Risiko compliance
- Sulit scaling bisnis
- Procurement menjadi bottleneck, bukan enabler
Kenapa Masalah Procurement Manual Sulit Terdeteksi?
Karena dampaknya tidak langsung terlihat:
- Tidak ada satu transaksi yang “salah besar”
- Kebocoran terjadi sedikit demi sedikit
- Dianggap sebagai biaya operasional normal
Padahal jika dikumpulkan, efeknya bisa:
- Menekan margin
- Mengganggu cashflow
- Menurunkan kepercayaan manajemen terhadap data
Procurement Seharusnya Menjadi Sistem Proteksi Nilai
Procurement modern tidak lagi soal membeli lebih cepat, tapi:
- mengontrol sejak awal
- mengunci harga dan komitmen
- melindungi finance dari salah bayar
- memberi data untuk keputusan bisnis
Itulah sebabnya banyak perusahaan mulai memandang procurement sebagai sistem kontrol nilai, bukan sekadar fungsi operasional
Jika procurement masih manual, pertanyaannya bukan apakah ada kebocoran, tapi seberapa besar dan sejak kapan. Tujuh masalah di atas adalah pola yang berulang di banyak perusahaan dan menjadi alasan kenapa profit terasa sulit tumbuh meski penjualan naik. Mengubah procurement bukan soal teknologi semata, tapi cara perusahaan berpikir, mengontrol, dan melindungi uangnya.
Dengan pendekatan sistematis seperti INDOGO, Procurement perusahaan dapat:
- Mengubah pembelian menjadi keputusan strategis
- Mengaktifkan kontrol sebelum uang keluar
- Menghubungkan procurement dengan proteksi nilai bisnis
Karena pada akhirnya, procurement yang sehat bukan hanya membuat proses lebih cepat — tetapi membuat perusahaan lebih aman dan lebih siap bertumbuh.
Jadwalkan sesi free demo & konsultasi kebutuhan Procurement melalui WhatsApp: 0896 2600 5000 atau bit.ly/HaloLeminho
